Bestanden beheer & de bibliotheek

Intro

In ISO2HANDLE kun je bestanden uploaden bij stap versies, formulieren en of in de bestandenbibliotheek. Waar je de bestanden ook upload, je vindt ze altijd terug in de bestandenbibliotheek. Hier kun je zelf eigenschappen bepalen, toekennen, er op filteren en hier weergave's op baseren.

Daarnaast krijgt ieder bestand automatisch rechtenbeheer en versiebeheer.

Hoe je deze functies gebruikt leggen we uit in dit artikel.

Inhoudsopgave:

• Bestanden uploaden
• Bestandseigenschappen
• Bestandsrechten
• Bestandspreviews
• Bestandsversiebeheer
• Bestandseigenschappen toevoegen
• Bestandsweergaven
• Bestanden sorteren en filteren
• Bestandsbulk acties

Bestanden uploaden

Je kunt bestanden uploaden in verschillende plekken in ISO2HANDLE. Deze plekken zijn:

• in aanpasbare stap versies
• in bestand velden in formulieren
• en in de bestandenbibliotheek.

Wanneer je een bestand upload zie je de volgende popup:

In deze popup kun je als eerste je bestand selecteren. Vervolgens kun je aangeven welke type het bestand is. Dit kan een "Bestand" zijn, een "Instructie" of een "Procesomschrijving".

Vervolgens kun je de bestandstoegang bepalen voor groepen gebruikers. De niveau's die hierin standaard beschikbaar zijn zijn:

1. Auditor
2. Viewer
3. Medewerker
4. Manager
5. Beheerder
6. Consultant
7. Maintainer (deze heeft altijd toegang)

Als je ingelogd bent als beheerder (5) dan kun je de rechten bepalen van groep 4 en lager.

Als je ingelogd bent als medewerker (3) dan kun je de rechten bepalen van groep 2 en lager.

Daarnaast kun je (mits je custom gebruikers groepen hebt) ook groepen whitelisten. Hiermee kun je bijvoorbeeld gebruikers in de groep "HR" stoppen en aangeven dat dit bestand alleen toegankelijk is voor de mensen in de groep "HR".

Vervolgens kun je je bestand uploaden waarna het gekoppeld wordt aan de desbetreffende stap of registratie.

Als je een bestand upload in een stap versie dan wordt dit ook als zodanig opgeslagen. Je kunt ieder bestand dat je upload namelijk ook terug vinden in de bestandenbibliotheek. Hier kun je op het blauwe pennetje klikken om de eigenschappen te zien. Hier zie je dan ook onder welke stap of in welk formulier dit bestand initieel geupload is.

Meer informatie hier over vindt je in dit artikel

Bestandseigenschappen

Wanneer je in de bestandenbibliotheek op het blauwe pennetje klikt achter een bestand dan kom je bij de bestandseigenschappen

Hier kun je een aantal dingen doen. Je kunt hier:

• De bestandsnaam wijzigen
• De bestandstoegang voor groepen wijzigen
• Het type van het bestand wijzigen
• Het revisiebeheer openen van het bestand
• Het bestand downloaden
• Het bestand verwijderen

Hiervoor gelden wel de volgende rechten:

• Bestanden aanpassen kan alleen gebeuren door consultants en beheerders of wanneer je het bestand zelf hebt geupload.
• Bestanden verwijderen kan alleen gebeuren door consultants en beheerders of wanneer je het bestand zelf hebt geupload.
• Bestanden downloaden kan zolang je toegang hebt tot het bestand tenzij je een externe auditor bent. We willen namelijk niet dat externe auditoren (die tijdelijke toegang krijgen) bestanden downloaden naar externe laptops en of pc's.

Bestandsrechten

Wanneer je een bestand upload dan is deze standaard zichtbaar voor alle gebruikersgroepen. je kunt dit echter bij het uploaden aanpassen en aangeven welke gebruikersgroepen wel en geen toegang hebben. Het is hierbij van belang te begrijpen dat de maintainer altijd alle bestanden ziet en dat je dit alleen kunt bepalen voor groepen die op een lager niveau zitten dan jij. De niveau's zijn als volgt:

1. Auditor
2. Viewer
3. Medewerker
4. Manager
5. Beheerder
6. Consultant
7. Maintainer (deze heeft altijd toegang)

Als een beheerder dus een bestand upload dan kan hij dit verbergen voor managers en groepen daar onder. Een viewer kan zijn bestand hooguit verbergen voor een auditor. De groepen boven hem zullen toegang hebben tot dit bestand.

Tenzij het bestand wordt geupload in een bestandenveld in een formulier en deze voorgedefinieerde groepstoegang heeft.

Daarnaast kun je (mits je custom gebruikers groepen hebt) ook groepen whitelisten. Hiermee kun je bijvoorbeeld gebruikers in de groep "HR" stoppen en aangeven dat dit bestand alleen toegankelijk is voor de mensen in de groep "HR".

Bestandspreviews

Zodra je bestand geupload is genereert ISO2HANDLE hiervan direct een preview. Dit gebeurt op de achtergrond en eenmaal gedaan blijft deze preview onthouden. Het kan daarom iets langer duren voordat je je preview ziet als je hem net geupload hebt. Als je op de bestandsnaam klikt dan krijg je de preview vanzelf te zien.

Wij gebruiken hierbij Cloudconvert. Cloudconvert is een zeer ervaren partij die binnen europa bestanden converteert naar HTML.

Het is ongelovelijk moeilijk om ieder bestandstype in iedere bestandsencoding *foutloos* te converteren naar HTML zoals je die verwacht en er is dan ook geen partij die een 100% foutlose conversie kan garanderen. Google en Microsoft komen dicht in de buurt maar zelfs zij doen dit niet foutloos. Onze ervaring met Cloudconvert is echter goed.

Het kan echter zo zijn dat je bestand foutief/invalid is (dit komt bij 1 op de 5000 bestanden voor). Als dit het geval blijkt te zijn dan kan cloudconvert het document niet verwerken. Wij sturen hem dan opnieuw naar Cloudconvert toe maar vragen dan om het document te verwerken met een oudere (simpelere) converter. Meestal lost dit het probleem op.

Conversie lukt niet

In het geval dat de conversie niet lukt dan krijg je hiervan een melding te zien. Het kan ook zo zijn dat je langer moet wachten dan 15 seconden op de preview. In beide gevallen kun je in de sidebar de preview opnieuw laten aanmaken:

Dit kan zowel met de originele converter als met de eenvoudigere converter.

Bestandsversiebeheer

Als je je bestand geupload hebt dan wordt het automatisch opgenomen in de bestandenbibliotheek. Je kunt het bestand daardoor ook op andere plekken in ISO2HANDLE gebruiken. Je kunt het bijvoorbeeld ook aan andere stap versies koppelen. 

Er is alleen niets zo vervelend dat een collega een oude versie van je bestand blijkt te gebruiken. 

Om die reden biedt ISO2HANDLE ook versiebeheer. Je kunt namelijk bij ieder bestand ook op het gele upload knopje klikken. Zodra je dit doet vervang je het bestand met een nieuwe versie.

Dit gebeurt dan niet alleen bij dit bestand op deze plek, maar direct overal waar dit bestand gebruikt wordt. En dat scheelt tijd en verwarring.

Zo kun je namelijk je organogram terug laten komen op 10 verschillende plekken en met één keer updaten overal laten vervangen.

Als je op het blauwe pennetje klikt dan kom je bij de bestandseigenschappen terecht. Hier kun je ook klikken op versiebeheer. Zodra je dit doet, zie je in één oogopslag de hele historie van het bestand:

Als je hier klikt op een oudere versie dan wordt deze ook geopend. Dus je raakt hierdoor nooit meer wat kwijt.

Oudere versies van bestanden worden standaard niet getoond in de bibliotheek. Je kunt dit echter wel aan zetten door de filter "Toon oude versies" op "Ja" te zetten:

Bestandseigenschappen toevoegen

Je kunt zelf ook eigenschappen bepalen die je vervolgens kunt gebruiken in je bestanden. Dit kun je doen door naar de bestandenbibliotheek toe te gaan en aan de rechterkant op de blauwe knop te klikken met "Bestandseigenschappen".

Hier kun je zo veel eigenschappen toevoegen als je wilt:

Iedere eigenschap heeft een naam en een type. Momenteel zijn er 3 type's waar je uit kunt kiezen:

• Tekst, hier kan men van alles in invullen
• Getal, hier kan men alleen een getal in kwijt
• Ja/Nee, hier kan men alleen kiezen uit "Ja" of "Nee".

Zodra je een eigenschap hebt toegevoegd kun je deze toekennen aan alle bestaande en nieuwe bestanden. Als je bijvoorbeeld een nieuw bestand upload dan zie je daar je eigen bestandseigenschap terug:

Vervolgens kun je op basis van deze eigenschappen weergaven maken, filteren en sorteren.

Bestandsweergaven

Zodra je de bestandenbibliotheek opent zie je de standaard weergave:

Je kunt deze weergave echter ook aanpassen. Je doet dit door aan de rechterkant op de blauwe "Weergave" knop te klikken. Je krijgt dan de volgende popup te zien:

Dit is de standaard weergave die geld voor alle personen binnen de organisatie. Je kunt deze weergave wijzigen door kolommen toe te voegen, te verplaatsen of te verwijderen.

Zoals je kunt zien kun je ook je zelfgemaakte bestandseigenschap hierbij gebruiken.

Daarnaast kun je hier ook weergaven toevoegen. Hiermee kun je zo veel verschillende weergaven maken en tonen als je wilt.

Filters opslaan in de weergave

Je kunt als je een weergave bekijkt ook filteren middels de standaard filter mogelijkheden. Wanneer je eenmaal filters gemaakt hebt kun je deze filter configuratie ook opslaan in de weergave. Dit zorgt er voor dat wanneer iemand deze weergave opent hij automatisch deze filters geselecteerd krijgt.

Dit doe je door de weergave te bewerken en vervolgens rechts te klikken op Geselecteerde filters opslaan

Bestanden sorteren en filteren

In de bestandenbibliotheek kun je op verschillende kolom titels klikken om de bestanden hierop te sorteren. Wanneer je één keer klikt sorteert hij de bestanden hier op van A naar Z. Wanneer je nogmaals klikt sorteert hij de bestanden van Z naar A. Wanneer je een derde keer klikt zet hij de handmatige sortering uit en springt hij terug naar de standaard sortering (upload datum).

Daarnaast kun je hier de bestanden ook filteren met behulp van de diverse filters. Er zijn tal van filters waarbij een aantal noemenswaardig zijn:

• De zoekbalk is een generieke search door de originele bestandsnaam, de nieuwe bestandsnaam en alle zelf toegevoegde bestandseigenschap waarden.
• Iedere zelf toegevoegde bestandseigenschap krijgt ook automatisch een filter
• En er is een filter "Toon oude bestanden". Als je deze op ja zet dan vindt je ook oudere versies van bestanden.

Bestandsbulk acties

Tot slot kun je in de bestandenbibliotheek ook links boven op de knop "Selecteer" klikken. Zodra je dit doet verschijnen er selectierondjes voor de bestanden zodat je meerdere bestanden kunt selecteren.

Wanneer je dit doet worden de wijzigingen die je toepast uitgevoerd op alle zichtbare en geselecteerde bestanden.

Zo kun je dus razendsnel bestandseigenschappen toekennen aan meerdere bestanden: